Pour faciliter le processus du décompte des charges, nous l'avons divisé en plusieurs grandes étapes: sélection de la période, répartition des factures d'eau, répartition des charges communes et le récapitulatif final.

Tout d’abord, veuillez vous rendre sur l’immeuble concerné par le décompte. 

Pour commencer le décompte, cliquez sur l'icône “ …” et ensuite sur “ Décompte des charges”

Etape 1: Choix de la période et des factures.

Cette étape consiste seulement à choisir la période sur laquelle vous désirez faire votre décompte et à sélectionner les factures utiles. 

Toutes les factures qui restent à régulariser apparaissent. Elles sont classées par catégorie de charges et puis par date.

Si vous faites votre décompte sur un immeuble avec plusieurs unités, les factures seront classées selon qu’elles se rapportent aux unités elles-même ou à l’immeuble.

Lors votre premier décompte, il est possible que des anciennes factures apparaissent. Il vous suffit de décocher les factures non concernées par le décompte.

S’il manque des factures, il est nécessaire de les ajouter maintenant. Il ne sera plus possible de les rajouter après. Pour ce faire, veuillez cliquer sur “ Ajouter une facture”

Une fois que tout cela est fait, cliquer sur “ Suivant” pour passer à la prochaine étape.

Etape 2: Répartition des factures d’eau

Si vous disposez de factures d’eau sur votre immeuble, il est nécessaire de les répartir entre vos locataires. Vous avez deux options: soit vous les répartissez selon les consommations réelles de vos locataires; soit selon des clés de répartition bien définies. Veuillez sélectionner l'option qui vous correspond.

Etape 3 : Charges communes

Dans cette étape, vous devez choisir une clé de répartition pour chaque type de charge . Vous pouvez sélectionner celles pré-existantes ou créer la vôtre. Une fois créée, Smovin sauvegarde la clé et vous la proposera lors des prochains décomptes.

Si vous ajoutez une nouvelle répartition, vous devez nommer la clé et définir les répartitions pour chaque unité.

Veuillez sélectionner/ ajouter la clé de répartition correspondante pour chaque catégorie de charges.

Etape optionnelle : Compteurs et relevés manquants.

Si vous avez précédemment choisi la répartition de l'eau sur base des consommations réelles, il est nécessaire d’introduire les informations liées à celles-ci.

Vous devez procéder aux relevés de vos compteurs. Attention, il se peut que durant la période sélectionnée deux contrats aient été actifs sur une même unité.  Dans ce cas là, deux relevés sont nécessaires.

Une fois que vous avez introduit les informations demandées, cliquez sur “enregistrer” 

Etape optionnelle : Récapitulatif des consommations.

Vous êtes maintenant redirigé vers un récapitulatif des consommations. Tous les contrats actifs durant la période apparaissent avec leur consommation en m3 et la répartition du montant total selon la quotité.

Cliquez sur “Suivant” pour continuer

Etape 4 : Récapitulatif

Voici déjà la dernière étape du décompte.

Pour chaque contrat actif durant la période sélectionnée, Smovin a calculé pour vous le total des charges à imputer à chaque locataire et l’ensemble des provisions récoltées. 

Si la différence entre les charges et les provisions est positive, votre locataire doit vous rembourser la différence.

Dans le cas contraire, la régularisation des charges fait apparaître la différence en faveur de votre locataire.  

Voilà la régularisation de vos charges est faite ! Il nous vous reste plus qu'à alerter vos locataires. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur " Valider le décompte".

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